La gestione della privacy rappresenta una delle sfide principali per le aziende che operano in settori a contatto con il pubblico. Alberghi, hotel, supermercati, macellerie, pescherie, case di riposo, panifici, asili, B&B, gastronomie e anche discoteche raccolgono e trattano ogni giorno grandi quantità di dati personali.
Con la crescente importanza dei dati personali è indispensabile conformarsi alle normative, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), e adottare pratiche che proteggano i clienti e l’azienda stessa.
Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali – UE 2016/679) è la normativa europea che regola il trattamento dei dati personali in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea e si applica a tutti i soggetti che esercitano attività commerciale o professionale, indipendentemente dalla dimensione dell’organizzazione o dal settore di appartenenza.
Il Regolamento è stato adottato il 27 aprile 2016 ed è entrato in vigore il 25 maggio 2018, ma nonostante ciò persistono ancora difficoltà e incertezze nella sua piena applicazione da parte di molte aziende e professionisti.
IL GDPR ha lo scopo di garantire la protezione dei dati personali, rafforzando i diritti degli individui e imponendo obblighi a chi raccoglie, utilizza o conserva questi dati, da semplici informazioni anagrafiche (nome, cognome, indirizzo e-mail) a dati particolarmente sensibili (allergie, abitudini di consumo, o persino condizioni di salute).
Ad esempio:
Questo contesto rende indispensabile adottare un approccio rigoroso alla privacy, in quanto ogni errore può portare a sanzioni economiche, danni reputazionali e perdita di fiducia da parte dei clienti.
Molte aziende raccolgono dati senza uno scopo chiaro o senza informare adeguatamente i clienti, ad esempio un locale che registra i dati dei clienti senza avere un’informativa adeguata o senza chiedere il consenso esplicito.
Documenti cartacei lasciati in vista o dati memorizzati su sistemi non protetti rappresentano rischi concreti, soprattutto in attività dove si usano ancora agende cartacee per raccogliere dati dei clienti, come contatti e preferenze alimentari. Il GDPR richiede invece strumenti digitali che permettano di raccogliere e trattare i dati in modo sicuro, registrando ogni trattamento in maniera tracciabile.
Le case di riposo, gli asili e strutture simili gestiscono frequentemente informazioni sensibili, tra cui dati sanitari. La violazione di questi dati può comportare gravi conseguenze legali e, per questo motivo, è fondamentale adottare un sistema di gestione sicura delle informazioni, che preveda non solo l’archiviazione protetta, ma anche una corretta gestione dei documenti.
L’invio di promozioni, e-mail o SMS senza il consenso esplicito dei destinatari costituisce una grave violazione delle normative, comportando ingenti sanzioni e danneggiando l’immagine dell’azienda.
La raccolta dei dati per check-in e check-out, le prenotazioni, la gestione di recensioni online e l’invio di offerte possono comportare rischi se non sono gestiti con trasparenza.
Ogni attività deve disporre di un’informativa chiara che descriva come i dati vengono raccolti, utilizzati e conservati. Queste informative devono essere facilmente reperibili, ad esempio all’ingresso del locale, sul sito web o sui moduli di registrazione.
Prima di raccogliere qualsiasi dato, è necessario ottenere il consenso esplicito del cliente. Per esempio:
Ogni dipendente, dal responsabile della reception di un hotel al cassiere di una macelleria, è opportuno che sia formato sul GDPR e sul corretto trattamento dei dati, per garantire che le informazioni siano trattate con riservatezza e sicurezza.
È importante adottare software sicuri per prevenire perdite di dati e assicurarsi che i gestionali e i sistemi informatici in uso siano sicuri, aggiornati e conformi alle normative di protezione dei dati.
Bisogna raccogliere solo i dati strettamente necessari per l’erogazione del servizio e ad esempio, in una gastronomia, non serve conservare numeri di telefono per ordini effettuati mesi prima.
Anche se non si è una grande azienda è necessario tenere un registro dei trattamenti dei dati, specialmente se vengono raccolte informazioni tramite modulo di prenotazione online o se vengono memorizzati dati su un software gestionale, è obbligatorio possedere questo registro, che dovrà descrivere come, quando e perché i dati vengono trattati.
Avere una figura interna o esterna che monitora il rispetto delle normative sulla privacy aiuta a mantenere il controllo e a evitare sanzioni.
Per garantire la conformità al GDPR è essenziale affidarsi a esperti, che possano tutelare la tua attività e assicurarti un approccio sicuro e responsabile nella gestione dei dati personali sia dei tuoi clienti, ma anche dei tuoi dipendenti.
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La gestione della privacy è importante per settori come alberghi, supermercati, case di riposo o discoteche, dove il trattamento dei dati è quotidiano, rispettare il GDPR significa proteggere il proprio business da rischi legali e valorizzare la relazione con il pubblico.
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