Come Gestire un'Ispezione delle Autorità: Metodi Efficaci per Affrontare il Controllo

Come Gestire un'Ispezione delle Autorità

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Nel mondo della ristorazione, uno degli aspetti fondamentali per garantire un servizio sicuro e di qualità è rispettare le normative sanitarie e di sicurezza. Le ispezioni da parte delle autorità competenti, come i NAS, sono inevitabili e possono essere un momento di grande stress ma, se gestite correttamente, non devono necessariamente essere difficili o fonte di preoccupazione.

In questo articolo, vogliamo offrirti dei metodi efficaci su come prepararti al meglio per un’ispezione, in modo da affrontare ogni controllo con serenità e sicurezza.

Prepararsi in Anticipo: La Base per Gestire un’Ispezione

Una buona preparazione è essenziale per affrontare qualsiasi ispezione e, anche se non possiamo prevedere quando arriverà il prossimo controllo, è fondamentale fare check periodici per essere sempre pronti.

Documentazione

Dal DVR al Manuale HACCP, al Piano di Emergenza (se la tua attività ne necessita), questi documenti sono una delle prime cose che verranno richieste, assicurati quindi che siano sempre aggiornati. Per esempio, nel Manuale HACCP, verifica che i dati sulle temperature di conservazione e cottura siano documentati correttamente e che i punti critici di controllo siano ben definiti.

Ricorda di non dimenticare gli altri documenti che potrebbero essere necessari in base alla tipologia della tua attività, come il Manuale per la Legionella o il Manuale per le Piscine.

Formazione del personale

Verifica che i tuoi dipendenti abbiano ricevuto la formazione necessaria per quanto riguarda sicurezza sul lavoro e HACCP, e che gli attestati non siano scaduti.

Condizioni igieniche

Ogni angolo del tuo locale deve essere pulito e igienizzato. Non solo la cucina, ma anche i locali di servizio, i bagni e le aree di stoccaggio devono rispettare gli standard previsti dalle normative, così come le attrezzature che devono essere funzionanti, sicure e in buono stato.

Cartelli obbligatori

Verifica che tutti i cartelli obbligatori, come quelli riguardanti la sicurezza sul lavoro, le vie di fuga, l’igiene alimentare e altro, siano esposti correttamente.

Ingredienti e allergeni

Assicurati che sia sempre disponibile la documentazione completa e aggiornata riguardante ingredienti e allergeni, come il Libro Unico degli Ingredienti e degli Allergeni, e assicurati che nel menù venga sempre indicata la presenza degli allergeni con apposita dicitura.

Attrezzature di emergenza

Verifica che tutto sia facilmente accessibile, funzionante e non scaduto, come ad esempio gli estintori, e che le uscite di emergenza siano ben segnalate e libere da ostacoli.

Ispezioni e Dipendenti: Prepara il tuo Personale

È sempre consigliato che il titolare sia presente durante un’ispezione, ma dato che queste possono capitare in qualsiasi momento, è utile preparare il team e individuare una persona incaricata a gestire l’ispezione, in caso di assenza del titolare, così da evitare di essere colti alla sprovvista.

Inoltre, le ispezioni non sono solo una questione tecnica, ma anche psicologica. I tuoi dipendenti potrebbero sentirsi sotto pressione, e questo potrebbe influire sull’andamento dell’ispezione.

La soluzione? Simulazioni periodiche. Queste sono un metodo efficace per preparare il team, aiutandolo a rispondere con sicurezza e professionalità alle domande degli ispettori. Sapere cosa aspettarsi durante un’ispezione riduce l’ansia e permette ai dipendenti di affrontare la situazione con più tranquillità.

Anche se può essere difficile trovare il tempo, basta anche solo un’ora di simulazione per evitare problemi legati a disorganizzazione e confusione.

Durante l'Ispezione: Cosa Fare e Cosa Non Fare

Quando arriva il momento dell’ispezione, è importante mantenere un atteggiamento professionale e sereno. Ecco alcune linee guida per gestire al meglio il controllo:

    1. accogli l’ispettore con professionalità: un sorriso e una presentazione cortese possono contribuire a creare un’atmosfera positiva. Sii preparato e disponibile a fornire tutte le informazioni necessarie, e non dimenticare che puoi chiedere loro di identificarsi tramite tesserino.
    2. sii rispettoso e collaborativo: anche se l’ispezione può essere stressante, un atteggiamento calmo e organizzato farà una grande differenza. Se non sai rispondere a una domanda, è meglio ammetterlo e promettere di fornire la risposta in seguito piuttosto che improvvisare. Ma se noti comportamenti strani da parte delle autorità hai il diritto di contestare facendolo presente e chiedendo di metterlo a verbale.
    3. se c’è un problema, affrontalo subito: se vengono riscontrate delle problematiche è bene affrontarle subito, mostrando impegno nel risolverle, per esempio indicando già come si intende correggerle.
    4. tieni documentazione sempre in ordine: è sempre importante avere tutto in ordine e ricordare che gli ispettori potrebbero voler visionare etichette dei prodotti, documenti per la rintracciabilità degli alimenti, manuali HACCP e attestati di formazione del personale. Non dimenticare che possono anche prelevare campioni, quindi non ostacolare il lavoro.

Dopo l'Ispezione: I Passi da Seguire

Una volta che l’ispezione è terminata, se il risultato è stato positivo, riceverai un verbale di constatazione, che attesta la regolarità del tuo locale e pertanto non dovrai fare nulla.

In caso contrario, se sono state rilevate delle violazioni, riceverai un verbale di contestazione. Questo segnala che qualcosa non è in regola e dovrà essere risolto.

    • Correzione delle violazioni: avrai un termine stabilito per metterti in regola e, in alcuni casi, agire velocemente ti consente di ottenere una riduzione della sanzione.
    • Documentazione giustificativa: se ritieni che le contestazioni siano errate o che ci siano elementi da chiarire, hai il diritto di inviare documenti giustificativi alle autorità competenti.
    • Richiesta di audizione: in situazioni più complesse, puoi richiedere di essere ascoltato personalmente per spiegare le tue ragioni e presentare eventuali prove a supporto.

Conclusioni

Affrontare un’ispezione con serenità e competenza trasmette una sensazione di professionalità e tranquillità. In generale, a meno che la situazione non sia grave o complessa, è opportuno evitare atteggiamenti che possano aggravare ulteriormente la situazione.

Un atteggiamento positivo è fondamentale, non solo per evitare sanzioni, ma anche per dimostrare che il tuo locale è un ambiente sicuro e in regola. Con una buona preparazione e un team ben formato, è possibile affrontare le ispezioni senza eccessiva preoccupazione e timore.

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